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Hay que estar preparados para cambios que apenas podemos vislumbrar o que ni siquiera sabemos cómo nos impactarán.
"A veces, cuando me siento en reuniones, especialmente en aquellas en las que las personas no parecen comprometidas, calculo el costo en tiempo del personal. He estimado que una reunión semanal estándar en mi oficina, 50 personas sentadas en una sala de conferencias de corte de galletas, pareciendo aburridas y ansiosas, cuesta alrededor de $ 177,000 al año, y seguramente este escenario ocurre en toda la organización cientos de veces al día. Nos agota, y engendra cinismo. Tantas reuniones son oportunidades perdidas ".

¿Le resultan familiares estos sentimientos expresados por un solicitante al curso sobre facilitación de reuniones que impartimos en la Universidad de Georgetown? Deberían, según estas estadísticas sobre reuniones:
Las organizaciones celebran más de 3 mil millones de reuniones cada año.
Los ejecutivos pasan el 40-50% de sus horas de trabajo, o 23 horas por semana, en reuniones.
El 90% de los asistentes a la reunión admiten soñar despiertos en ellos.
El 73% reconoce que hace otro trabajo durante las reuniones.
El 25% de las reuniones se dedican a discutir temas irrelevantes.
Al mismo tiempo, el tipo correcto de reuniones puede ser clave para avanzar en la agenda de un equipo u organización. Entonces, ¿cómo se asegura de que las reuniones que organiza sean productivas, no destructivas?
Al aplicar el pensamiento de diseño, un concepto popularizado por David Kelly, fundador de IDEO, y d.school de Stanford, se aplicó por primera vez al diseño de objetos físicos, luego a otros productos, como herramientas tecnológicas, y ahora a desafíos más complejos en una amplia variedad de industrias La idea es poner al "usuario" en el centro de la experiencia, un enfoque que también funciona con el diseño de reuniones.
Comience por dejar de lado su propia experiencia y agenda y piense en las personas que se verán afectadas por su reunión. Desarrolla empatía por ellos haciendo tres series de preguntas:
¿Quién va a estar en la habitación y cuáles son sus necesidades?
¿Quién no estará en la sala pero, sin embargo, se verá afectado por la reunión y cuáles son sus necesidades?
¿En qué cultura y entorno más amplio está operando y cuáles son algunos de los desafíos y oportunidades globales?
Busque activamente a las personas que asistirán a la reunión o que se verán afectadas por ella y hable con ellos, idealmente en persona. Incluso si organiza reuniones regulares con el mismo grupo de personas, estos controles breves individuales pueden ayudar a generar confianza, resolver problemas ocultos y garantizar que los participantes se sientan más interesados.
A continuación, establezca un marco para la reunión. Una vez que haya escuchado y observado atentamente, querrá sugerir un propósito general para la reunión y articular resultados claros que se conectarán para lograrlo. Le recomendamos que se pregunte: Si esta reunión es tremendamente exitosa, ¿qué sentirán, sabrán y harán las personas como resultado? Incluya estos resultados deseados en su agenda, para que los participantes sepan por qué asisten y puedan evaluar si el tiempo ha sido productivo o no. En nuestra experiencia, las personas rara vez gastan lo suficiente haciendo estas cosas. Las reuniones a menudo se colocan en el calendario sin un objetivo particular en mente, simplemente para mantener el tiempo, y, como resultado, el carro a menudo conduce al caballo; las personas se encuentran simplemente porque sienten que deben hacerlo. Incluso, tal vez especialmente, las reuniones cortas merecen un propósito claro y resultados deseados claramente articulados. Esto mantiene a las personas en la tarea y asegura que las personas sientan que su tiempo está bien empleado.
El tercer paso es diseñar creativamente la reunión. Una vez que sepa la pregunta central que debe abordar y el éxito que podría tener, debe crear su agenda. Las personas tienden a juntar agendas en el último minuto, si es que lo hacen. Comparamos el diseño y la ejecución de reuniones con la aplicación de navegación de conducción Waze: ¿cuál es la forma más rápida, segura y efectiva de llegar a su destino? El primer paso, sumergirse en la gente, fue entender a dónde debe ir (la playa, la ciudad, las montañas). El segundo paso fue identificar su destino deseado: su dirección y ubicación exactas. Este tercer paso tiene que ver con la ruta. ¿Deberías llegar lo más rápido posible? ¿Necesitas tomar un desvío? ¿Cuál es la ruta más escénica? ¿Hay caminos que has viajado tantas veces antes que quizás sean mejores para evitar? ¿A qué debería tener cuidado? ¿El equivalente de su equipo de baches o atascos de tráfico? Esta es la fase en la que alentamos a las personas a que jueguen, a que pongan un poco a la realidad en espera y dejen pasar sus ideas iniciales. ¿Cómo sería para ti infusionar tus reuniones con un poco de diversión? ¿Comenzar y terminar de manera inesperada? ¿Usar películas, imágenes, poesía o música para generar ideas? ¿Para crear una oportunidad para el intercambio personal y la conexión? Si bien esto puede parecer frívolo, en realidad es extremadamente importante. Las reuniones son oportunidades no solo para hacer las cosas, sino también para fomentar una cultura de equipo positiva.
Finalmente, pruebe su plan, de la misma manera en que un diseñador de producto pondría un prototipo temprano en manos de los usuarios. En el contexto de una reunión, esto podría ser un borrador de agenda compartido con los participantes. Sus respuestas lo ayudarán a obtener más empatía, formular nuevas preguntas, ser aún más creativos en el diseño de su reunión y aumentar su potencial de éxito en la reunión real.

Las personas que han aplicado este proceso de diseño a sus reuniones nos dicen que esto ha afectado radicalmente tanto la eficacia de esas reuniones como la actitud que las personas en sus organizaciones tienen sobre ellas. Cada fase tiene sus beneficios. Sumergir ayuda a las personas a sentirse escuchadas y garantiza que los líderes de las reuniones estén conectados con los participantes. El encuadre impulsa a los líderes de la reunión a garantizar que haya metas claras para cada reunión. Imaginar conduce a más creatividad y experimentación en el diseño de la reunión. Finalmente, la creación de prototipos, algo tan simple como obtener retroalimentación sobre su plan de parte de algunas personas, hace que las personas se sientan valoradas, más responsables en las reuniones y más invertidas en su éxito.
Esto puede parecer oneroso para cada reunión pero, con la práctica, puede aprender a recorrer estas etapas en cada vez menos tiempo, y encontrará que una pequeña inversión por adelantado ahorra un tiempo considerable a largo plazo. Tendrás menos reuniones y las que tengas serán más productivas, incluso a veces divertidas.